Cobraba por nómina y ahora necesito facturar… ¿que hago?

Muchos empleados de distintas áreas han tenido que pasar de ser empleado y cobrar un sueldo, a ser un profesionista independiente y cobrar por honorarios, algunas veces por obtener nuevos ingresos en otros proyectos, pero muchos otros, para conservar su empleo.

Tanto en el primer caso, como en el segundo, las preguntas son:

• ¿como puedo facturar?
• ¿que régimen fiscal debo elegir?
• ¿que obligaciones fiscales tengo ahora?

Pues vamos a comentarte un poco acerca de estos puntos, esperando poder aclarar tus dudas

¿como puedo facturar?

Si nunca has tramitado el Registro Federal de Contribuyentes, ese será el primer paso, hacer tu registro en las oficinas del SAT, agendando cita para dicho tramite. Para ello, ingresa a la siguiente pagina: https://citas.sat.gob.mx/

Los requisitos para registrarte de manera general son los siguientes:

• Identificación oficial vigente
• CURP
• Comprobante de domicilio
• Una memoria USB

Si ya estabas trabajando en una empresa por sueldos, entonces ya debes contar con tu RFC, por lo cual, te interesa lo siguiente…

Para facturar necesitas lo siguiente:

• Estar registrado en el RFC con un régimen que te permita expedir comprobantes fiscales por tus ingresos, en el caso que estamos mencionando, puede ser en el Régimen de Personas Físicas con Actividades Empresariales y Profesionales; o bien, dentro del Régimen Simplificado de Confianza.
• Contar con eFirma, los cuales son unos archivos digitales que se tramitan en las oficinas del SAT de manera presencial y donde debes registrar una contraseña para poder utilizarlos.
• Contar con un Certificado de Sello Digital, los cuales son archivos digitales similares a los que conforman la eFirma, junto con una contraseña, pero que se utiliza exclusivamente para facturar.
• Decidir si utilizarás el portal del SAT para generar tus Facturas; o bien, contratar un servicio externo en otro portal para generar tus Facturas.

Si decides generar tu factura en el SAT, hay diversos tutoriales que puedes ver en línea para ello; o bien, contratar un servicio externo, los cuales te pueden ayudar a generar tus facturas.

Pero antes de que comiences a facturar, te recomendamos saber en que régimen fiscal te conviene registrarte y, para ello, te dejamos la siguiente información que te será de gran utilidad.

¿que régimen fiscal me conviene?

Por lo general, quien trabajo dentro de una empresa y tuvo ingresos por nómina, ya tiene su RFC y esta catalogado dentro del Régimen de Ingresos por Sueldos y Salarios y Asimilados a Salarios; lo cual, permitía a su patrón, pagarle y generarle un recibo de nómina (CFDI) que comprueba dicho sueldo, sin que el trabajador tuviera que generar un comprobante extra.

Ahora que dicha condición cambio y que debe generar una factura a sus clientes (empresa o empresas a las que les presta sus servicios) para poder cobrar por su trabajo, debe realizar un trámite llamado Aviso de actualización de actividades económicas y obligaciones, en el cual se indicará de manera general que actividad realizará y el régimen fiscal que elegirá para el pago de sus impuestos. En este punto tiene 2 opciones vigentes en 2024:

• Personas Físicas con Actividades Empresariales y Profesionales
• Régimen Simplificado de Confianza

Ambos regímenes fiscales pueden ser viables ya que:

• Ambos regímenes te permiten tener ingresos por servicios profesionales (honorarios)
• Generar facturas a tus clientes

Entonces ¿cual es la diferencia?

La diferencia es el pago de impuestos, ya que uno podría ser mas costoso que otro, dependiendo de las condiciones de la persona física.

Recordemos que, las personas que trabajan de manera independiente y prestan servicios profesionales, por lo general pagan 2 impuestos: ISR e IVA. En palabras simples se explica de la siguiente manera:

• ISR – Impuesto Sobre la Renta – El cual es un impuesto que se calcula y se paga de la utilidad que genera en el mes, restando a los ingresos cobrados (sin incluir el IVA generalmente), los gastos pagados deducibles (sin incluir el IVA generalmente).
• IVA – Impuesto al Valor Agregado – El cual es un impuesto que se agrega al precio de tu producto o servicio, lo cobras de más, para pagarlo en la declaración mensual restando el IVA que pagaste en los gastos del mes que puedas aplicar.

Primeramente, te expondremos la opción viable para los que antes fueron empleados.

Régimen Simplificado de Confianza

Este régimen es el que recomendamos para personas que, iniciaron trabajando por nómina y ahora tienen que expedir facturas para recibir su pago; o bien, las personas que ya ingresaron a trabajar y van cobrar quincenal o mensualmente sus servicios por honorarios.

En el régimen pagan ISR e IVA generalmente, pero ¿cual es la ventaja?

Las personas que solo tienen un ingreso por sus servicios, ya sea cobrando quincenal o mensualmente, generalmente no tienen gastos «deducibles» que puedan aplicar para disminuir sus impuestos, lo que representaría un descuento considerable en su ingreso el pago de ISR.

En este régimen, la tasa con la que se calcula el impuesto de ISR es mínima, lo que le permite conservar la mayor parte de su ingreso al tener la menor carga fiscal, por el pago del ISR.

Mientras que el IVA, al ser un impuesto cobrado adicionalmente al importe del servicio, aún pagando dicho impuesto en su totalidad en la declaración mensual, no representa una salida directa de los recursos del profesionista, ya que es un monto adicional que se cobra al monto del servicio prestado.

Actividades Empresariales y Profesionales

Por otra parte, el régimen de personas físicas con actividad empresarial y profesional, en el cual también pueden ingresar las personas físicas profesionistas, que prestan servicios y cobran de manera quincenal o mensual, tiene una mayor tasa de ISR aplicable a la utilidad de la persona por sus ingresos, es decir, pagará mas ISR por el mismo ingreso mensual, en comparación con el régimen anterior, recordando que, para este ejemplo, esta persona tiene gastos aplicables mínimos o nulos al ser anteriormente empleado que cobraba por nómina.

En ambos regímenes fiscales, el IVA A PAGAR será el mismo, pues pagará el IVA cobrado en el mes; o bien, podrá restar el IVA pagado en los gastos aplicables.

En resumen, si tu caso es que pasaste de cobrar por nómina a expedir facturas; o bien, al momento de contratarte te indicaron que necesitarás expedir facturas por los pagos que recibirás por tus servicios, el régimen que es mas conveniente para ti es el Régimen Simplificado de Confianza, porque tiene menor carga de impuestos y es mas practico para ti, que recibirás tu pago y lo utilizarás para gastos personales.

Veamos un ejemplo…

Vamos a suponer que eres una persona física, que antes eras empleado pero ahora ya cobrarás como profesionista y, como tal, deberás:

• Generar una factura para cobrar (Comprobante Fiscal Digital por Internet)
• El monto acordado es de 20,000 más IVA (menos impuestos retenidos aplicables, en caso de ser Persona Moral quien contrata).

Primeramente, veamos el desglose de las cantidades que se incluirían en el comprobante, considerando que, la empresa que contrata es una Persona Moral. A la izquierda, verás el calculo del comprobante si eres Persona Física con Actividad Empresarial y Profesional y, del lado derecho con fondo amarillo, si estas en el Régimen Simplificado de Confianza.

Como podrás ver, desde el inicio, el total de la factura en el Régimen Simplificado de Confianza es mayor, comparado con el total del Régimen de Persona Física con Actividad Empresarial y profesional.

Ahora veamos el efecto en los impuestos calculados a pagar mes a mes, considerando que ambos casos no tienen gastos deducibles, ya que el ingreso lo utilizan para gastos personales como: renta de su casa, despensa, útiles escolares, diversión, etc.

En la practica, algunos gastos de la vida personal pueden deducirse, pero son mínimos, ya que la mayor parte de los ingresos se utilizan para gastos de la vida personal.

Podemos ver los impuestos calculados de ISR e IVA de ambos regímenes fiscales, obteniendo en el Régimen de Actividades Empresariales y Profesionales:

• ISR a pagar por 604
• IVA a pagar por 1,067

Mientras que, para el Régimen Simplificado de Confianza:

• ISR a pagar por 0 (ISR a recuperar por 50)
• IVA a pagar por 1,067

Recordando que el IVA, es el mismo en ambos casos, pues estamos considerando que no hubo gastos deducibles, de los cuales el IVA pagado se pueda acreditar (restar).

Resumen del flujo de efectivo

Veamos entonces, cual es el flujo de efectivo partiendo del total cobrado en cada régimen fiscal:

Como podrás observar, el remanente en efectivo disponible para tus gastos personales, después del pago de impuestos en el Régimen de Actividades Empresariales y Profesionales es mayor, en comparación con el Régimen Simplificado de Confianza.

Por esta razón, nuestra recomendación es que si eres persona física y por causas ajenas a ti, debes expedir facturas para cobrar de manera quincenal o mensual tus servicios de un solo cliente, te recomendamos que al registrarte al RFC; o bien, al actualizar tus actividades, consideres o solicites que correspondan al Régimen Simplificado de Confianza, con la finalidad de que la carga fiscal sea menor para ti.